1,3 miljoen Nederlanders bij arbodiensten: wie beschermt hun data?

Elk jaar melden zich in Nederland meer dan een miljoen werknemers ziek voor langere tijd. Zij komen in aanraking met arbodiensten en bedrijfsartsen. Bij elk contact wordt medische informatie vastgelegd: klachten, diagnoses, behandelingen, psychische problematiek, verslavingen, relatieproblemen.

Dit is een van de grootste verzamelingen medische data in Nederland. En het toezicht erop is verrassend beperkt.

De omvang

Nederland telt zo’n 8 miljoen werknemers. Het verzuimpercentage schommelt rond de 5%. Dat betekent dat op elk willekeurig moment honderdduizenden werknemers in een verzuimtraject zitten. Over een heel jaar gaat het om meer dan een miljoen unieke werknemers die te maken krijgen met arbodienstverlening.

Bij elk van die trajecten wordt een dossier aangelegd. Dat dossier bevat:

• De aard van de klachten en beperkingen
• Medische informatie van behandelaars
• Psychologische en psychiatrische gegevens
• Informatie over persoonlijke omstandigheden
• Het verloop van de re-integratie
• Correspondentie tussen arts en werkgever

Dit zijn geen administratieve gegevens. Dit is de meest gevoelige categorie persoonsgegevens die er bestaat: medische data.

Wie heeft toegang?

In theorie is de toegang tot medische gegevens strikt geregeld. De bedrijfsarts heeft een beroepsgeheim. Alleen de arts en eventueel directe medische ondersteuners mogen het medisch dossier inzien.

In de praktijk is de situatie complexer.

De arbodienst als organisatie. De bedrijfsarts werkt binnen een arbodienst. Die arbodienst heeft een ICT-systeem, een administratie, en personeel dat niet medisch geschoold is. Hoe de toegangsrechten tot medische dossiers zijn ingericht, verschilt per arbodienst.

Casemanagers. Veel arbodiensten werken met casemanagers die het contact onderhouden tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts. Casemanagers zijn geen artsen en vallen niet onder het medisch beroepsgeheim. Toch hebben zij in sommige gevallen toegang tot informatie die ze niet zouden moeten zien.

Digitale systemen. Medische dossiers worden opgeslagen in digitale systemen. De beveiliging van die systemen is aan de arbodienst zelf. Er is geen centraal toezicht op de IT-beveiliging van arbodiensten, anders dan de algemene vereisten van de AVG.

Koppelingen met werkgevers. Sommige arbodiensten bieden werkgevers een portaal waarop ze de voortgang van het verzuim kunnen volgen. In theorie bevat dit portaal geen medische informatie. In de praktijk is de grens soms vaag, bijvoorbeeld als er “werkhervattingsadvies” wordt gedeeld dat medische informatie impliceert.

Wat de wet zegt

De bescherming van medische data bij arbodiensten valt onder twee wettelijke kaders:

De AVG. De Algemene Verordening Gegevensbescherming beschermt alle persoonsgegevens, met extra bescherming voor medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens, artikel 9 AVG). De verwerking is alleen toegestaan als er een wettelijke grondslag is, in dit geval de Arbowet.

Het medisch beroepsgeheim. Artikel 7:457 BW en artikel 88 van de Wet BIG beschermen de vertrouwelijkheid van medische informatie. De bedrijfsarts mag geen medische informatie delen met de werkgever zonder toestemming van de werknemer.

In theorie is de bescherming sterk. In de praktijk hangt de naleving af van de arbodienst, de individuele arts, en het toezicht.

Het toezicht: wie controleert?

Hier zit het systeemprobleem. Er zijn meerdere toezichthouders, maar geen enkele heeft volledig zicht op de praktijk.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) handhaaft de AVG. Maar de AP heeft beperkte capaciteit en richt zich op de grootste risico’s. Individuele arbodiensten worden zelden proactief gecontroleerd.

De Inspectie SZW (tegenwoordig de Nederlandse Arbeidsinspectie) houdt toezicht op arbeidsomstandigheden en de naleving van de Arbowet. Maar de Inspectie controleert niet hoe arbodiensten met medische data omgaan.

De SBCA (Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten) certificeert arbodiensten. Maar de certificering richt zich op processen en procedures, niet op de feitelijke bescherming van data.

De tuchtrechter kan bedrijfsartsen individueel aanspreken op schending van het beroepsgeheim. Maar tuchtrecht is reactief: het werkt alleen als iemand een klacht indient.

Het resultaat is dat er geen instantie is die structureel en proactief controleert hoe arbodiensten met medische data omgaan.

Wat dit voor jou betekent

Als werknemer heb je weinig invloed op hoe de arbodienst met je data omgaat. Maar je hebt wel rechten:

Recht op inzage. Je kunt je volledige dossier opvragen (artikel 15 AVG). Doe dit. Controleer wat erin staat.

Recht op correctie. Als er onjuistheden in je dossier staan, kun je correctie vragen (artikel 16 AVG).

Recht op beperking van verwerking. Je kunt vragen om de verwerking van je gegevens te beperken (artikel 18 AVG), bijvoorbeeld als je de juistheid van je gegevens betwist.

Recht op verwijdering. Na afloop van de bewaartermijn (in principe twintig jaar voor medische dossiers, tenzij er een reden is voor een kortere termijn) kun je verwijdering vragen.

Klachtrecht. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat je gegevens niet goed worden beschermd.

Wat je zelf kunt doen

In een systeem waar het toezicht beperkt is, is je eigen documentatie je beste bescherming. Weet wat er in je dossier staat. Controleer het regelmatig. En leg je eigen versie van de feiten vast.

Neem je gesprekken met de bedrijfsarts op. Zo heb je een onafhankelijk verslag van wat er is besproken en wat je hebt gedeeld. Als er later een verschil is tussen jouw verhaal en het dossier, heb je bewijs.

Met ChatSafe maak je van je opnames doorzoekbare transcripties. Je kunt precies terugvinden wat je hebt verteld, wat de arts heeft gezegd, en welke afspraken er zijn gemaakt. In een systeem dat niet altijd voor jou werkt, is je eigen archief het enige waar je volledig op kunt vertrouwen.