Je dossier wijzigen: wanneer mag je vragen om correctie?

Je hebt je dossier bij de bedrijfsarts of arbodienst opgevraagd. En nu zie je dat er iets in staat dat niet klopt. Misschien staat er dat je “gemotiveerd” bent om terug te keren naar werk, terwijl je hebt gezegd dat je je daar nog niet toe in staat voelt. Of er staat een diagnose die je niet herkent. Of er ontbreekt informatie die je wel hebt gegeven.

Je eerste reactie is: dit klopt niet, dit moet worden aangepast. Maar mag dat? En hoe doe je dat?

Je recht op correctie: artikel 16 AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft je in artikel 16 het recht op rectificatie. Dat betekent dat je het recht hebt om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren. Dit geldt ook voor je dossier bij de arbodienst.

Daarnaast heb je op grond van artikel 7:454 van het Burgerlijk Wetboek het recht om een eigen verklaring toe te laten voegen aan je medisch dossier. Als de arts weigert iets aan te passen, kun je in ieder geval je eigen visie laten opnemen.

Wat mag je laten corrigeren?

Er is een belangrijk onderscheid tussen feiten en oordelen.

Feitelijke onjuistheden kun je laten corrigeren. Voorbeelden:

• Je geboortedatum of naam is fout
• Er staat dat je drie keer bij de bedrijfsarts bent geweest, maar het waren twee keer
• Er staat dat je geen medicatie gebruikt, terwijl je dat wel hebt verteld
• Er wordt verwezen naar een gesprek dat op een andere datum heeft plaatsgevonden

Dit soort correcties zijn doorgaans niet controversieel. Je wijst op de fout, de arbodienst corrigeert het.

Professionele oordelen van de bedrijfsarts kun je in principe niet laten wijzigen. De arts heeft het recht om een eigen medisch oordeel te vormen. Voorbeelden:

• De arts vindt dat je belastbaar bent voor zes uur per dag
• De arts oordeelt dat je klachten situatief zijn
• De arts noteert dat je “een actieve indruk maakt”

Dit zijn interpretaties en beoordelingen. Je kunt het er oneens mee zijn, maar de arts hoeft die niet aan te passen op jouw verzoek. Daarvoor heb je andere instrumenten: een second opinion, een deskundigenoordeel, of een tuchtklacht.

Het grijze gebied

In de praktijk is de grens tussen feit en oordeel niet altijd scherp. Neem dit voorbeeld: in je dossier staat “Patient geeft aan dat de klachten verbeteren.” Maar jij hebt gezegd: “Sommige dagen gaat het iets beter, maar over het geheel genomen gaat het niet goed.”

Is dat een feitelijke onjuistheid of een interpretatie? Het is allebei. De arts heeft selectief genoteerd wat je hebt gezegd. De essentie van je boodschap ontbreekt.

In zo’n geval kun je een correctie vragen. Leg uit wat je precies hebt gezegd en vraag om een aanvulling of aanpassing. De arts mag dit weigeren, maar dan heb je het recht om je eigen verklaring aan het dossier toe te voegen.

Hoe vraag je correctie aan?

Doe het altijd schriftelijk. Per e-mail of per brief aan de arbodienst. Vermeld:

• Je naam en dossiernummer (als je dat hebt)
• Welk onderdeel van het dossier onjuist is
• Wat de juiste informatie is
• Waarop je je baseert (bijvoorbeeld een opname, een brief van je behandelaar, of een andere bron)
• Dat je een beroep doet op artikel 16 AVG

De arbodienst moet binnen een maand reageren op je verzoek. Als ze het verzoek afwijzen, moeten ze uitleggen waarom.

Wat als de arbodienst weigert?

Als de arbodienst je verzoek tot correctie weigert en je bent het daar niet mee eens, heb je een paar opties:

• Eigen verklaring toevoegen. Je hebt altijd het recht om je eigen visie aan het dossier toe te voegen. De arbodienst is verplicht dit op te nemen.
• Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als je vindt dat de arbodienst ten onrechte weigert om feitelijke onjuistheden te corrigeren, kun je een klacht indienen bij de AP.
• Klacht bij de arbodienst. Via de interne klachtenprocedure.
• Tuchtklacht. Als de bedrijfsarts onzorgvuldig heeft gedocumenteerd, kan dat reden zijn voor een tuchtklacht bij het Regionaal Tuchtcollege.

Waarom het ertoe doet

Je dossier bij de arbodienst is niet zomaar een administratief document. Het is de basis voor beslissingen over je re-integratie, je arbeidsgeschiktheid, en uiteindelijk je WIA-beoordeling. Als er onjuistheden in staan, werken die door in elke volgende stap.

Een bedrijfsarts die je dossier leest, gaat ervan uit dat wat erin staat klopt. Een verzekeringsarts van het UWV die je WIA-beoordeling doet, leest je dossier. Een arbeidsdeskundige baseert er advies op. Fouten in je dossier kunnen jaren later nog gevolgen hebben.

Daarom is het belangrijk om je dossier regelmatig op te vragen en te controleren. Niet een keer, maar na elk belangrijk gesprek. Hoe eerder je een fout signaleert, hoe makkelijker het is om die te corrigeren.

Bewijs maakt het verschil

Het lastigste aan dossiercorrectie is bewijzen dat het dossier niet klopt. Als de arts iets noteert en jij zegt dat het anders is gegaan, sta je weer in de situatie van jouw woord tegen het dossier.

Tenzij je een opname hebt.

Met een opname van het gesprek kun je exact aantonen wat er is gezegd. Met ChatSafe maak je daar een doorzoekbaar transcript van. Je kunt precies het fragment aanwijzen waar de arts iets anders noteert dan wat jij hebt gezegd. Dat is geen interpretatie meer. Dat is bewijs.