Mag je ex-bedrijfsarts je dossier nog inzien? Dit zegt de wet

Je bent overgedragen aan een andere bedrijfsarts. Misschien is de vorige arts vertrokken bij de arbodienst, misschien heb je zelf om een wissel gevraagd. Maar kan je voormalige bedrijfsarts nog steeds bij je dossier?

Het korte antwoord: in principe niet. Maar de praktijk is weerbarstiger dan de wet.

De wettelijke basis

De toegang tot je medisch dossier is geregeld in meerdere wetten en normen.

De AVG (artikel 5 lid 1 sub f) vereist dat persoonsgegevens worden verwerkt op een manier die passende beveiliging waarborgt, waaronder bescherming tegen ongeoorloofde toegang. Alleen personen die betrokken zijn bij je behandeling mogen je dossier inzien.

De WGBO (artikel 7:457 BW) bepaalt dat de hulpverlener ervoor zorgdraagt dat aan anderen dan de patient geen inlichtingen over de patient worden verstrekt dan met toestemming van de patient. Dit geldt ook voor andere hulpverleners die niet direct bij de behandeling betrokken zijn.

NEN 7510 en NEN 7513 zijn de normen voor informatiebeveiliging in de zorg. NEN 7513 schrijft specifiek voor dat toegang tot medische gegevens moet worden gelogd en dat alleen geautoriseerd personeel toegang mag hebben.

Wanneer een ex-bedrijfsarts je dossier mag inzien

Er zijn een beperkt aantal situaties waarin een voormalige bedrijfsarts je dossier nog mag bekijken:

• Afronding van lopende zaken. Als er nog een advies of verslag moet worden afgerond dat betrekking heeft op een periode waarin de arts je behandelde.
• Intercollegiale consultatie. Als de nieuwe bedrijfsarts de vorige arts om advies vraagt, maar dit vergt in beginsel jouw toestemming.
• Tuchtklacht of juridische procedure. Als er een klacht loopt tegen de voormalige arts, kan die arts inzage nodig hebben in het eigen dossier om zich te verweren. Dit is een beperkt recht en betreft alleen de eigen aantekeningen.

In alle andere gevallen heeft een ex-bedrijfsarts geen recht meer op toegang tot je dossier.

Het probleem in de praktijk

In veel arbodiensten werken meerdere bedrijfsartsen in hetzelfde systeem. De technische toegangsrechten worden niet altijd aangepast wanneer een patient wordt overgedragen aan een andere arts. Dat betekent dat je voormalige bedrijfsarts technisch gezien nog bij je dossier kan, ook al mag dat niet.

Dit is een veelvoorkomend probleem. Uit onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens blijkt dat zorginstellingen regelmatig tekortschieten in het beperken van toegangsrechten. Medewerkers die niet meer bij een behandeling betrokken zijn, behouden vaak toegang tot dossiers.

Hoe je controleert of je ex-bedrijfsarts je dossier heeft bekeken

Je hebt recht op inzage in de logging van je dossier. Op grond van artikel 15 AVG kun je bij de arbodienst opvragen wie je dossier wanneer heeft geopend. NEN 7513 schrijft voor dat deze logging wordt bijgehouden.

Stuur een schriftelijk verzoek naar de arbodienst met het specifieke verzoek om alle toegangslogs van je dossier over een bepaalde periode. Als daaruit blijkt dat je voormalige bedrijfsarts je dossier heeft geopend na de overdracht, is dat een ongeautoriseerde toegang.

Wat je kunt doen bij ongeautoriseerde toegang

Als uit de logs blijkt dat je ex-bedrijfsarts je dossier heeft bekeken zonder geldige reden, heb je meerdere opties:

Klacht bij de arbodienst. Meld het bij de klachtenfunctionaris en de functionaris gegevensbescherming. De arbodienst is verplicht om passende maatregelen te nemen.

Datalek melden. Ongeautoriseerde toegang tot medische gegevens is een datalek in de zin van artikel 33 AVG. De arbodienst is verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er een risico is voor je rechten en vrijheden. Als de arbodienst dat niet doet, kun je het zelf melden.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP kan onderzoek instellen en handhavend optreden. Bij ernstige schendingen kan de AP een boete opleggen aan de arbodienst.

Tuchtklacht. Als de bedrijfsarts bewust en zonder geldige reden je dossier heeft ingezien, kun je een tuchtklacht indienen bij het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg.

Voorkom het: wees proactief

Vraag bij elke overdracht aan een nieuwe bedrijfsarts schriftelijk aan de arbodienst om de toegangsrechten van de voormalige arts tot je dossier in te trekken. Vraag na een maand de toegangslogs op om te controleren of dat daadwerkelijk is gebeurd.

Heb je opnames van gesprekken met je voormalige bedrijfsarts? Met ChatSafe maak je transcripties die je kunt bewaren als onafhankelijk bewijs van wat er tijdens die gesprekken is besproken, ongeacht wat er later met je dossier gebeurt.