Zo vraag je je complete medisch dossier op bij je arbodienst

Je hebt recht op je volledige medisch dossier bij de arbodienst. Niet een samenvatting, niet een selectie, maar alles. Dit recht is vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (artikel 15 AVG) en in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (artikel 7:456 BW).

In de praktijk krijgen veel werknemers niet alles. Dit is hoe je het goed aanpakt.

Wat er allemaal in je dossier hoort te zitten

Je medisch dossier bij de arbodienst bevat meer dan alleen de verslagen van je gesprekken. Dit is wat erin hoort te staan:

Spreekuurverslagen van elk consult met de bedrijfsarts
Probleemanalyses en functionele mogelijkhedenlijsten (FML)
Bijstellingen van eerdere adviezen
Correspondentie tussen de bedrijfsarts en je werkgever
Correspondentie met je behandelaars (met jouw toestemming)
Uitslagen van onderzoeken of testen
Verwijsbrieven naar specialisten of andere zorgverleners
Aantekeningen van telefonische contacten
Je eigen verklaringen als je die hebt laten opnemen (artikel 7:454 lid 2 BW)
Logging van wie je dossier heeft ingezien

Stap 1: Stel je verzoek op

Stuur een schriftelijk inzageverzoek per e-mail naar de arbodienst. Richt het aan de functionaris gegevensbescherming (FG) als je weet wie dat is. Anders aan de directie of het algemene e-mailadres van de arbodienst.

Vermeld in je verzoek:

Dat je een inzageverzoek doet op grond van artikel 15 AVG
Je volledige naam en geboortedatum
De naam van je werkgever (zodat ze je dossier kunnen vinden)
Dat je inzage wilt in alle persoonsgegevens die over je worden verwerkt
Dat je specifiek ook de logging en audit trails wilt ontvangen
Dat je het dossier in digitale vorm wilt ontvangen (artikel 15 lid 3 AVG)

Wees zo specifiek mogelijk. Hoe vager je verzoek, hoe makkelijker het voor de arbodienst is om niet alles te leveren.

Stap 2: Wacht op een reactie

De arbodienst moet binnen een maand reageren. Die termijn mag met twee maanden worden verlengd als het verzoek complex is, maar ze moeten je binnen de eerste maand laten weten dat ze die verlenging nodig hebben.

Het eerste exemplaar is gratis (artikel 15 lid 3 AVG). De arbodienst mag geen kosten in rekening brengen.

Stap 3: Controleer wat je ontvangt

Als je het dossier ontvangt, controleer het zorgvuldig. Vergelijk het met je eigen aantekeningen en eventuele opnames van gesprekken. Let op:

Zijn alle consulten opgenomen? Tel het aantal verslagen en vergelijk dat met het aantal gesprekken dat je hebt gehad.
Kloppen de verslagen inhoudelijk? Staat erin wat je daadwerkelijk hebt gezegd?
Zijn er stukken die ontbreken? Denk aan correspondentie, verwijsbrieven, of telefonische aantekeningen.
Zijn de logs meegeleverd? Heb je inzicht in wie je dossier heeft bekeken?
Zijn er ongeautoriseerde toegangen? Hebben mensen je dossier bekeken die niet bij je behandeling betrokken waren?

Stap 4: Als het dossier niet compleet is

Als je vermoedt dat er stukken ontbreken, stuur dan een aanvullend verzoek. Geef specifiek aan wat je mist. Bijvoorbeeld:

“Ik heb op [datum] een consult gehad bij de bedrijfsarts. Ik zie geen verslag van dit consult in de geleverde stukken. Graag alsnog aanleveren.”

Of: “Ik heb specifiek gevraagd om alle logging en audit trails. Deze zijn niet meegeleverd. Graag alsnog aanleveren op grond van artikel 15 AVG.”

Stap 5: Als de arbodienst weigert of niet reageert

Als de arbodienst niet binnen de wettelijke termijn reageert, of als ze weigeren je volledige dossier te leveren, heb je drie opties:

1. Stuur een ingebrekestelling. Geef de arbodienst schriftelijk een laatste termijn van twee weken om alsnog te voldoen aan je verzoek. Vermeld dat je bij uitblijven van een reactie een klacht zult indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Dien een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de toezichthouder op de AVG in Nederland. Je kunt via hun website een klacht indienen. De AP kan de arbodienst aanspreken en in ernstige gevallen een boete opleggen.

3. Stap naar de rechter. Op grond van artikel 79 AVG kun je een verzoek indienen bij de rechtbank om de arbodienst te dwingen je gegevens te verstrekken.

Waarom dit ertoe doet

Je dossier bij de arbodienst bepaalt voor een groot deel wat er met je re-integratie gebeurt. Het UWV leest het. Je werkgever baseert er beslissingen op. De verzekeringsarts gebruikt het bij je WIA-beoordeling.

Als er onjuistheden in staan, werkt dat door in elke volgende procedure. Door je dossier op te vragen en te controleren, kun je fouten vroegtijdig signaleren en corrigeren.

Heb je je gesprekken opgenomen? Met ChatSafe maak je snel een transcript dat je naast je dossier kunt leggen. Zo zie je in een oogopslag of het dossier overeenkomt met wat er daadwerkelijk is gezegd.